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            教授觀點

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            周二華:遠程辦公模式——從被迫選擇到積極擁抱

            • 發布日期:2020-02-19
            • 點擊數:

              

            2020伊始,我們經歷了歷史上最漫長、最安靜、最難熬的春節長假。時至今日,立春都過了,上元也在即,疫情卻依然十分嚴峻。正如2003年的非典催生了淘寶、京東等電商的發展,此次疫情的爆發與發展讓本該3~5年才能完成的變化,在短時間內席卷而來,考驗著每個人、每個企業乃至我們的國家,催促我們全面調整自己。各地紛紛出臺的延遲復工的通知讓大小企業的老板十分焦慮。一方面,疫情防控的現實需要盡量減少人員流動;另一方面,企業為了“活下去”又必須要盡早開工。為兼顧兩方面需求,很多企業都積極開展了用工模式和工作方式的創新,允許、鼓勵員工在家辦公。據不完全統計,2月3日以來,全國有超過2億人采用了在家辦公的形式復工生產。

            然而,就在員工暗自慶幸終于實現了睡眠自由、著裝自由、考勤自由、省去了通勤時間,可以帶薪做飯帶娃的同時,Boss直聘的一份調查卻顯示有六成公司將在2.15日前結束遠程辦公的模式。主要原因是超過70%的老板認為遠程辦公的工作效率太低。面對疫情來襲企業收入普遍下降的預期,若不能提升員工的工作效率,企業生存將岌岌可危。那么,如何有效開展遠程辦公以充分發揮其優勢和效果呢?

            首先,從認知上正確理解什么是在家辦公。在家辦公(work from home)又稱為遠程辦公(telework),from表示相對位置,指的是原本有辦公室但因為疫情要"在家工作"。它與原本就是自由職業一直就是"在家工作"(work at home)是不同的。at表示具體的地點和位置,強調就是在家不是別的地方。遠程辦公對于公司來說,可以節省工位、午餐補助、交通補助等一大筆支出;對于員工來說,則不用花費通勤時間,工作更為彈性。但必須注意的是,遠程辦公并不等同于彈性工作制,想幾點開始幾點鐘結束無所謂,把這事做完了就行了。遠程辦公的核心實際上是如何建立協作的規則和方式。例如,每天早上什么時候上班,什么時候下班,大家要有一個共同的約定,形成強烈的儀式感。

            其次,從實踐上厘清實施遠程辦公的具體挑戰并制定有效的預案和對策。遠程辦公可以適用于各行各業,只是程度的深淺和面對的具體問題有所差異。凡事預則立,企業在實施遠程辦公之前,可以在管理層中通過頭腦風暴的方式,厘清自身所在企業實施遠程辦公的具體挑戰和問題,并提前準備應對的思路和解決方案,并按照重要性程度的高低進行排序,如下表1所示(示例)。

            1遠程辦公的潛在挑戰與對應策略

            潛在挑戰與問題

            應對的思路與策略

            1、在線工具與平臺等基礎條件

            2在線協作、文件傳輸、會議工具、項目和任務管理工具

            2認真選型,適當投入,對員工進行培訓和必要的技術支持

            2統一選擇,形成共識

            2、信息安全問題

            2實施嚴格的權限管理

            2文件傳輸必須采用擁有權限管理的鏈接而非文檔

            2視頻音頻會議必須加密

            3、任務的劃分與工作小組的規模

            2盡量小的團隊規模和細致的任務分解

            2在司和在家人數盡量平衡

            2明確線上和線下的任務邊界

            4、員工工作效率管理

            2儀式感、早會制度

            2明確目標、拆解任務

            2工作與生活時間與空間的區分

            2管理者示范

            5、溝通障礙的問題

            2倡導更加簡潔、透明的溝通渠道和文化

            2將信息進行必要的文檔化處理

            2建立權威的信息發布渠道

            6、績效評價與目標實現的挑戰

            2將績效評價定位于激勵的目的

            2注重于團隊整體目標的實現

            7、在家和在司人員的平衡問題

            2讓所有員工有計劃的輪換在家與在司工作,消除對彼此工作模式的不平衡心態

            2舉行團建和定期面對面交流

            8、團隊和企業文化建設問題

            2遠程心理支持

            2員工援助計劃

            ……

            ……

            第三,從戰略上將遠程辦公作為企業獲取未來競爭優勢的一種工作模式。遠程辦公并非是新鮮事物,實際上隨著信息技術和移動互聯網、云計算以及軟硬件技術的發展與日益成熟,這一工作協作工作模式已經在世界范圍了得到應用。在一些東南亞國家,由于暴雨常常沖毀交通,遠程辦公的優勢得到了極大的發揮。因此,企業不應該僅僅將遠程辦公當作權宜之計,不得已而為之,相反,應該利用疫情這一契機,將遠程辦公當成一項長期趨勢,積極擁抱挑戰和變化,主動嘗試并積累云辦公和遠程協作的管理經驗,從而企業移動辦公的能力。

            對于此次的疫情,我們還有太多的未知,但我們可以知道的是它必定是一個加速淘汰和加速升級的過程?!秾O子兵法》里說:“故兵無常勢,水無常形,能因敵而取勝者,謂之神”。在大自然的漫長的進化過程中,能夠存活下來的生命,既不是那些最強壯的,也不是智力最高的,而是那些最能適應環境變化的。


            簡介:周二華,教授,E-mail: Iris.zhou@mail.hust.edu.cn。華中科技大學“華中卓越學者(教學)”、華中科技大學《人力資源管理》課程責任教授、華中科技大學新進教職工崗前培訓暨師德師風教育活動授課專家、華中科技大學教師發展中心骨干培訓師、教學法及教師領導力面對面咨詢專家、入選全國萬名創新創業導師人才庫。

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